Kind in der Kita krankmelden: So funktioniert eine digitale Krankmeldung

1. Welcher Meldeweg gilt in Ihrer Kita?

Am Morgen ist wenig Zeit. Deshalb lohnt es sich, den vereinbarten Ablauf schon vor der ersten Krankmeldung zu kennen. Fragen Sie nach dem Meldekanal, einer gegebenenfalls vereinbarten Uhrzeit und einem Ersatzweg bei technischen Problemen. Eine deutschlandweit einheitliche Uhrzeit für die gewöhnliche Abwesenheitsmeldung nennen wir hier bewusst nicht: Maßgeblich ist der mit Ihrer Einrichtung abgestimmte Ablauf. Nutzen Sie normalerweise einen Weg, damit das Team dieselbe Meldung nicht mehrfach zuordnen muss.

2. Welche Angaben gehören in die Meldung?

Für die Organisation braucht die Kita eine eindeutige Zuordnung und den betroffenen Zeitraum. In einer App wählen Sie dafür das verknüpfte Kind aus; in einer E-Mail oder am Telefon nennen Sie den Namen und gegebenenfalls die Gruppe. Tragen Sie nur den Zeitraum ein, den Sie aktuell absehen können. Ist die Rückkehr noch unklar, teilen Sie das kurz mit und stimmen ab, wie Sie eine Verlängerung melden. Eine ausführliche Krankengeschichte gehört nicht in eine allgemeine Nachricht oder einen Gruppenchat.

3. Digitale Krankmeldung mit Kita & Eltern

Voraussetzung ist eine aktivierte Kita und ein Elternkonto, mit dem das betreffende Kind verknüpft ist. Das Herunterladen der App allein richtet diese Verbindung noch nicht ein. Kita & Eltern bietet Eltern eine strukturierte Abwesenheitsmeldung mit Kind, Abwesenheitsart und Zeitraum. Das zusätzliche Feld „Grund (optional)“ muss für das Absenden nicht ausgefüllt werden. Diese technische Möglichkeit sagt nichts darüber aus, welche gesonderten Informationen im konkreten Krankheitsfall mit der Einrichtung zu klären sind.

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   Kind auswählen

   „Abwesenheit melden“ öffnen und das richtige Kind auswählen.

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   Krank wählen

   Als Abwesenheitsart „Krank“ auswählen.

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   Zeitraum festlegen

   Beginn und Ende prüfen; für einen Tag dasselbe Datum verwenden.

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   Optionalen Hinweis

   Nur bei Bedarf einen kurzen Hinweis in „Grund (optional)“ ergänzen.

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   Erfolg kontrollieren

   „Abwesenheit melden“ antippen, auf die Speicherung achten und den Eintrag in der Übersicht prüfen.

In der App: echte Bildschirmaufnahmen

Die unveränderten Aufnahmen stammen aus einem Eltern-Testkonto. Gezeigt wird als Beispiel „Urlaub“; bei Krankheit wählen Sie im selben Formular „Krank“. Die Bilder zeigen unterschiedliche Testzeiträume und sind keine durchgehende Meldung.

Weitere Ansichten: Speichern, Verlauf und Details⌄

Zum Vergrößern auf ein Bild klicken. Dadurch öffnet sich die Originaldatei in einem neuen Tab.

Aktuelle, geplante und frühere Abwesenheiten ansehen

In der Abwesenheitsübersicht finden Sie die Tabs „Aktuell & geplant“ und „Verlauf“. So können Sie laufende oder bevorstehende Meldungen und frühere Abwesenheiten getrennt ansehen. Tippen Sie einen Eintrag an, um dessen Details zu öffnen.

Zukünftige Abwesenheiten ändern oder stornieren

Ändert sich Ihre Planung, können Sie eine zukünftige Abwesenheit in Kita & Eltern selbst ändern oder stornieren. Das ist vor Beginn für den Elternteil möglich, der die Meldung abgegeben hat und weiterhin mit dem Kind verknüpft ist. Die bearbeitbare Abwesenheit muss frühestens morgen beginnen. Für Abwesenheiten ab heute sowie für laufende oder vergangene Einträge wenden Sie sich an die zuständige Gruppe.

1. Öffnen Sie unter „Aktuell & geplant“ den betreffenden Eintrag.
2. Wählen Sie „Abwesenheit ändern“, passen Sie die benötigten Angaben an und tippen Sie auf „Änderungen speichern“.
3. Soll die geplante Abwesenheit entfallen, wählen Sie „Abwesenheit stornieren“ und bestätigen Sie mit „Jetzt stornieren“.
4. Prüfen Sie anschließend den aktualisierten Eintrag. Eine Stornierung bestätigt keine Anwesenheit und ersetzt keinen Check-in.

4. Drei kurze Vorlagen zum Kopieren

Die Vorlagen sind für den vereinbarten direkten Kontakt mit der Kita gedacht. Mit einem Klick kopieren, Platzhalter ersetzen und vor dem Senden prüfen. Bereits ausgewählte App-Angaben müssen nicht nochmals im optionalen Feld stehen. Die Muster sind weder ärztliche Nachweise noch Bescheinigungen für Arbeitgeber.

5. Was tun, wenn die Meldung nicht klappt?

Fehlt das Kind in der Auswahl, lassen Sie die Kontoverknüpfung von Ihrer Kita prüfen. Legen Sie nicht vorsorglich ein zweites Kind oder ein zweites Konto an. Bei einer Fehlermeldung kontrollieren Sie die Verbindung und den eingegebenen Zeitraum. Prüfen Sie vor einem erneuten Versuch die Abwesenheitsübersicht, um doppelte Meldungen zu vermeiden. Ist die Übermittlung weiter unklar, nutzen Sie den vereinbarten Ersatzweg und erwähnen den App-Versuch. Ein gespeicherter Eintrag bedeutet nicht automatisch, dass bereits eine Fachkraft die Meldung gelesen hat.

6. Krankmeldung und Rückkehr getrennt klären

Dieser Ratgeber beschreibt den organisatorischen Meldeweg. Ob Ihr Kind die Kita besuchen darf oder wann es zurückkehren kann, lässt sich nicht allein aus einem App-Eintrag ableiten. Für bestimmte Infektionskrankheiten gelten besondere Regeln für Gemeinschaftseinrichtungen. Klären Sie entsprechende Fragen mit der Kita und bei medizinischen Fragen mit der behandelnden Praxis. Die unten verlinkten Informationen des Robert Koch-Instituts und des Bundesinstituts für Öffentliche Gesundheit dienen der Orientierung; pauschale Rückkehrfristen werden hier nicht empfohlen.

Häufige Fragen

Kann ich mein Kind ohne Kita-Zugang per App krankmelden?

Für eine einrichtungsbezogene Meldung in Kita & Eltern muss Ihre Kita aktiviert und Ihr Kind Ihrem Konto zugeordnet sein. Solange das nicht eingerichtet ist, verwenden Sie den mit Ihrer Kita vereinbarten bisherigen Weg.

Kann ich Abholberechtigungen oder eine frühere Abholung hinterlegen?

Kita & Eltern bietet eine eigene Funktion für Notfallkontakte und weitere abholberechtigte Personen; Angaben können bei Bedarf geändert oder widerrufen werden. Das ist nicht dasselbe wie eine kurzfristige Änderung der Abholzeit. Stimmen Sie dringende Änderungen weiterhin über den mit Ihrer Kita vereinbarten Kontaktweg ab. Eine digitale Einwilligungsentscheidung ist auch keine allgemeine elektronische Unterschrift für beliebige Formulare. Alle Funktionen im Überblick.

Muss ich zusätzlich anrufen?

Das richtet sich nach der Vereinbarung mit Ihrer Kita und dem konkreten Anliegen. Klären Sie, ob die digitale Abwesenheitsmeldung für den gewöhnlichen Ablauf ausreicht. Für dringende Rückfragen und besondere Mitteilungen nutzen Sie den ausdrücklich vereinbarten Kontaktweg.

Muss ich eine Diagnose in das Freitextfeld schreiben?

Das Feld „Grund (optional)“ ist in Kita & Eltern technisch freiwillig. Besondere Informationspflichten im Krankheitsfall sind davon getrennt zu betrachten. Klären Sie notwendige Angaben direkt mit der Einrichtung, statt Gesundheitsdetails in einer Elterngruppe zu teilen.

Was mache ich, wenn mein Kind länger fehlt?

Zukünftige Abwesenheiten können Sie vor Beginn über „Abwesenheit ändern“ anpassen, wenn Sie die Meldung selbst abgegeben haben und weiterhin mit dem Kind verknüpft sind. Die bearbeitbare Abwesenheit muss frühestens morgen beginnen. Hat die Abwesenheit bereits begonnen, ist sie für heute erfasst oder ist sie schon vorbei, wenden Sie sich an die zuständige Gruppe, um den weiteren Zeitraum abzustimmen.

Kann ich eine geplante Abwesenheit wieder zurücknehmen?

Ja. Als meldender, weiterhin mit dem Kind verknüpfter Elternteil können Sie eine zukünftige Abwesenheit vor ihrem Beginn über „Abwesenheit stornieren“ zurücknehmen. Bestätigen Sie die Rückfrage mit „Jetzt stornieren“ und prüfen Sie den aktualisierten Stand. Für Einträge ab heute oder bereits laufende beziehungsweise vergangene Abwesenheiten kontaktieren Sie die zuständige Gruppe.

Weiterlesen

• Kita-App einführen: Checkliste
• Kommunikationswege gemeinsam festlegen
• Datenschutz bei Kita-Apps

Quellen

Inhaltlich geprüft am 5. November 2026.

• RKI: Wiederzulassung zu Gemeinschaftseinrichtungen
• BIÖG: Kindergesundheit in der Kita